学校教职工大病医疗互助一般是每年1月份集中办理上年度大病医疗补助的审批，在职教职工会员的相关材料由工会负责收集，初审；离退休教职工会员的相关材料由离退休处负责收集，初审。一般是3月份完成互助金评审、发放工作。
学校教职工大病医疗互助系统可以通过校园网—信息门户—办事大厅—录入职工住院医疗互助金补助申请表进行申请。
申请教职工大病医疗互助金补助需提供以下纸质材料（所有材料都是从当年1月1日至当年12月31日止）：
1.大病医疗互助金补助申请表；
2.盖医院章的住院结算单原件和复印件（原件审核完后退还）；
3.盖医院章的住院医药费收据原件和复印件（原件审核完后退还）；
4.盖医院章的医院疾病诊断书原件和复印件（原件审核完后退还）；
5.盖医院章的出院记录原件和复印件（原件审核完后退还）；
6.申请人本人的身份证正反两面复印件、银行卡正面的复印件（注明开户银行支行）复印在一张A4纸上；
7.意外伤害事故证明及医疗鉴定残疾证明书复印作。
每年12月20日前申请办理下一年度互助基金加入相关手续，填写湖南第一师范学院教职工参加大病医疗互助申请表，逾期不再办理。
